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財務管理中必不可少的一項工作:合同控制

財務管理與合同控制作為項目管理中的重要內容,兩者緊密相關,對加強財務管理中的多元化管理具有重要意義。

一、財務管理中合同控制的現狀分析
伴隨著合同制度的逐步健全,企業的合同管理也越來越完善。

企業一般專門設置了相應的合同管理部門以及專門的人員進行管理。但是由于財務部門與合同管理部門之間缺乏及時有效的溝通聯系,很多時候就難以實現資源的共享,辦事效率較為低下。

財務報表與業務的脫節,導致其提供的數據難以為管理者提供有用的支持,這無疑也影響了合同控制在財務管理中積極作用的實現。

更加不容樂觀的是,一些中小企業未必都有專業的法律人員,這時,財務人員還不得不自行完成合同的全面風險控制。

二、財務管理與合同管理分析
財務管理與合同管理具有緊密的聯系,如何最大限度的規避風險,獲取更大的收益就成為了財務管理部門必須要考慮的問題。

財務人員應當積極主動的參與到合同管理中來,掌握合同相關的法律概念,加強對當前政治經濟形勢的分析判斷,運用其敏感的辨別能力來降低風險,獲取最大收益。

同時,財務人員要不斷更新財務管理人員的理念,對銷售合同、設備物料采購合同、服務采購合同、工程合同和租房合同等實行全方位的跟蹤式管理,以此來逐步降低風險,提高經濟效益。

三、加強財務管理中的合同控制的策略
在項目實施的各大階段,財務人員需要遵守合同規定,堅持企業自身的信譽。在合同的執行過程中嚴格控制各項目的支出,在做好基礎服務的基礎上加強合同控制,可以主要針對以下方面開展:

1、簽約前對合同實施分類管理
合同簽訂之前,相關的財務人員要積極配合合同管理部門做好準備,謹慎對待,特別對以下兩類合同重點管理:

  • 經濟類合同的簽訂策略

在起草經濟類合同時,財務部門要提前對涉及財務的相關條款給予意見與建議,同時在合同審計過程中更要進行嚴格的把關,以避免在合同簽訂過程中帶來的一系列的財務風險。

把財務人員的合同審查重點放在合同主體、價格、擔保、支付方式與合同支付條件、合同票據、關鍵節點、合同生效與合同變更等細節上。

例如對于合同主體的審查,在簽訂合同時要注意合同是否符合國家批準的經營范圍,是否符合本單位的經濟利益,同時也要注重雙方部門是否具備有履行合同所簽訂數據的能力,如加強對對方企業可靠性的調查,以確保其真實可靠。

相對于所設計的財務數據更要進行嚴格的控制,確保其準確無誤,積極遞交合同管理部門進行蓋章以保證其合法性。

  • 工程類合同的控制與管理

要加強對工程項目的直接費用的管理,此類合同價格大,但是格式相對規范,這時財務人員更要通過對詳細的條款作出分析,建立起完備的查賬表,通過合同的形式將之反映出來,便于日后的核實。

確定工程項目的間接合同所需的費用,包括一系列的融資合同以及保險合同等等。這類合同前期需做大量的工作,風險相對也較大。因此,財務人員要及時跟進,及時關注合同項目的相關進度,同時也要最大程度地防范合同帶來的風險,節約費用。
2、財務管理人員的履約控制重點

  • 加強合同交底與備案策略

很多單位在簽約時很重視,一旦合同簽訂,對合同分析和合同交底往往不夠重視,甚至忽視,給日后的合同糾紛埋下隱患。

因此,企業應建立合同交底制度,合同管理部門按制度要求及時將合同的原件送往財務管理部門進行備案,根據合同的性質進行分類收藏,隨時做好目錄更新。同時企業應搭建信息化管理平臺,加強合同的信息化管理,使各相關人員充分明確工作職責,積極掌握合同的具體內容。

  • 按照合同的具體要求加強財務結算

凡未按合同協議條款履約的,或應簽訂書面合同協議而未簽訂的,或驗收未通過的業務,財務管理部門有權拒絕付款。財務人員切實做好質量驗收,更要注重相關的質量保證,并配合各部門積極做好合同款項的收繳工作。

在結算時要嚴格按照清晰的結構、準確的結論進行資源的變動,要有詳細的數據作為支撐。

  • 加強合同變更控制與管理

財務人員要認識到履約過程中合同變更是正常的,項目實施具有復雜性、長期性等特點。必須強化變更意識,建立健全合同變更管理制度、報告和行文制度,使合同變更過程有審批手續,變更后合同內價格的確定有章可循,減少和避免變更的隨意性。

財務人員應掌握變更的原則,分清合同變更性質,重點關注工作量的變化、工作性質的變化和工作范圍的變化,保障合同更好履行和項目目的的實現。
  • 合同違約管理

針對我方違約的控制和對方違約的控制,首先應加強對各管理人員進行合同管理及索賠的宣貫和教育,同時建立企業監督保障機制。

對方違約時,應當按合同協議條款約定收取違約金,違約金不足以彌補企業損失時,應當要求對方賠償損失,必要時應采取相應的保全措施。企業自身違約時,應當由合同協議承辦部門以書面形式報告企業有關負責人,經批準后履行相應賠償責任。

經雙方協商,達成一致意見的合同糾紛協議,應當簽訂書面協議,由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章后生效。

合同協議糾紛經協商無法解決的,應向企業有關負責人報告,并依合同協議約定選擇仲裁或訴訟方式解決。法律部門會同有關部門研究仲裁或訴訟方案,報企業有關負責人批準后實施。


本文源:融智天

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